Ogni giorno mi scontro sempre con il solito e tartassante quesito: come organizzare al meglio il mio lavoro online.
Sì, perchè tra la creazione di un preventivo, le risposte al telefono e la lettura delle E-mail, la creazione di campagne di advertising e gestione dei clienti sui vari Social, è fondamentale, per me, stendere una lista delle cose da fare per raggiungere gli obiettivi del giorno.
Una delle motivazioni principali che mi spinge ad organizzare il mio lavoro online è principalmente la gestione del tempo, perchè si sa “il tempo è denaro” (ne ho parlato ampiamente qui) e soprattutto permetterà di migliorare la qualità e la quantità del lavoro.
COME ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO ONLINE?
Dopo aver tentato strade diverse e aver percito il valore del tempo, in particolare quello lavorativo, personalmente adotto la tecnica della “scaletta” e l’utilizzo di APP veramente utili.
Lista degli impegni
Munita di carta e penna, stilo una lista dei miei impegni e delle cose da fare nella giornata (o nelle giornate avvenire). Io preferisco sempre il cartaceo, più alla portata soprattutto in ufficio ma in soccorso mi sono giunte delle splendide app come Wunderlist , una to-do-list sempre a portata di Smartphone ma anche di Pc!
Wunderlist permette infatti di sincronizzare le liste create su ogni dispositivo e di condividere con altri i propri impegni, come l’organizzazione di un viaggio, una riunione di lavoro o semplicemente la lista della spesa. Lo contraddistingue un funzionamento molto semplice e intuitivo, se confrontato con altre app del genere.
Le scadenze
Unitamente alla lista degli impegni, aggiungo le eventuali scadenze. Utilizzo sempre una agenda da scrivania (per rimanere in tema cartaceo!) e una Agenda da borsa (nello specifico una Moleskine, se non ne avete ancora presa una, io vi consiglio questa) ma per la condivisione con il team di lavoro, torna in supporto il famosissimo Calendar di Google. Il calendario online è integrato con l’account Google e può essere usato in maniera molto semplice sia da Smartphone che da Pc. E’ un vero e proprio calendario che permette di inserire delle scadenze, delle note, delle comunicazioni da condividere con altri account Google, ricevendo eventuali notifiche di Allert!
Le priorità
Tra la scaletta degli impegni e le scadenze, a questo punto è fondamentale crearmi una seconda lista mentale, o scritta, delle priorità dei lavori da svolgere per la giornata.
Tutti, è vero, sono importanti ma in base agli obiettivi da raggiungere e anche, diciamocelo, alla nostra voglia del momento, ci sarà sempre qualcosa che prevarrà e avrà la precedenza sul resto.
A tal proposito, trovo molto utile Asana, utilizzata in ambito business non è una semplice agenda bensì permette una pianificazione del lavoro, anche di team, semplificandolo e rendendo più facile la comunicazione. Attraverso la creazione di task, l’aggiunta di documenti, annotazioni e suggerimenti, diventa molto più semplice raggiungere gli obiettivi e organizzare così le priorità.
L’importanza delle pause
Una volta terminato quello che si sta facendo e portato a termine buona parte dei punti della nostra lista degli impegni, è importante dedicarsi un po’ di tempo per prendere il fiato e rilassarsi. La famosissima “pausa caffè”, può essere intervallata anche da qualche App rilassante. Ebbene si, esistono!
Certo, non ci si può mettere a fare esercizi di respirazione e allenamento ma Calm è decisamente da provare: fornisce diversi esercizi di respirazione e una varietà di suoni per entrare in una dimensione sicura e tranquilla in cui isolarsi!
Il termine del lavoro
Al termine della giornata, se saremo stati bravi, avremo finalmente raggiunto tutti i nostri obiettivi, consegnato i progetti e chiusi i mille task che ci eravamo segnati. La soddisfazione più grande, una volta giunti a casa, è quella di aver svolto il proprio lavoro ottimizzando tempo e denaro con la consapevolezza che domani… ricomincerà tutto da capo! 😀
E voi usate le App suggerite o ne avete altre da suggerirmi per essere produttivi e organizzare il proprio lavoro online?